Vorbeam in articolul anterior despre angajatii indispensabili si cat de nocivi sunt ei pentru ceilalti angajati, pentru intreaga firma dar si pentru cariera lor. Dar cum rezolvam aceasta problema? Cum reducem aceasta presiune existenta privind nevoia de forta de munca de care se tot plang antreprenorii?

De fiecare data cand incep o colaborare privind implementarea unui Soft ERP si dezvoltarea de proceduri, procese si sisteme, incep prin a afisa in biroul antreprenorului, o lista cu scuze si motive pe care o sa le auda in primele 2-3 luni de implementare. Redau lista mai jos:

• “Softul nu merge bine și dă multe erori.”
• “Nu știu sau nu înțeleg ce trebuie să fac.”
• “Nu cred că ne ajută. Softul e prea greu.”
• “Parcă îmi ia mai mult timp decât înainte.”
• “Nu am timp să citesc sau să aplic. Eu trebuie sa muncesc.”
• “Era mai bine cum făceam înainte.”
• “De ce trebuie să schimbăm?”
• “Ce spune Dan Preda nu e bine. Nu știe el.”
• “Stiu eu din alta parte si nu o sa fie bine.”

 De cele mai multe ori, cei care spun aceste scuze se incadreaza intr-una din aceste categorii, sau in mai multe simultan:

• Cei care au ceva de furat din firma(gestionari, vanzatori, etc)
• Angajatii indispensabili(stiu tot ce misca si nu le place sa li se ia autoritatea)
• Angajatii slabi care nu inteleg si nu accepta schimbarea/evolutia.(tot ce e nou ii sperie si le creaza disconfort)

Toate cele 3 categorii de mai sus sunt la fel de nocive pentru firma ta, daca nu le poti controla. Dar acum se naste intrebarea:”Pai cam asa sunt majoritatea. Noi pe cine mai angajam sau cu cine ne mai facem treaba?”

Partea buna este ca intotdeauna exista solutii. Cea mai buna solutie este implementarea unui Soft ERP impreuna cu dezvoltarea de proceduri, procese si sisteme. Am mai folosit termenii acestia si in articole anterioare, dar acum vreau sa dezvoltam putin.

In momentul in care creezi proceduri si procese, creezi simplitate si predictibilitate. Asta inseamna ca anumite sarcini din firma pot fi efectuate de oameni care nu au foarte multa experienta profesionala si astfel reduci stresul si implicarea oamenilor pregatiti profesional, care se pot ocupa de sarcini cu adevarat importante.

Iti dau un exemplu recent la un SA(societate pe actiuni). Anumite receptii si consumuri se faceau direct la contabilitate. Dupa ce am implementant sistemul ERP, am decis ca receptiile si consumurile sa se faca la gestionar,direct in sistemul nostru ERP, nu “de mana” cum se faceau inainte .

Gestionarul evident ca a respins ideea prin cateva motive clasice(e prea greu, nu am timp etc) dar intr-un final s-a adaptat, asa cum fac majoritatea dupa ce se satura de comentat. In final, nu firma se da dupa angajati, ci angajatii trebuie sa se dea dupa firma.

Cu ajutorul acestor sisteme, oameni care pana ieri nu au lucrat deloc pe un calculator, astazi opereaza in sistem, prin proceduri si indicatii clare despre ce si cum trebuie sa faca. Asa se diminueaza furturile si pierderile. Inductia angajatilor se face rapid, iar daca un angajat vechi pleaca, un altul nou poate sa-i ia locul foarte repede.

Acelasi sistem a ajuns si la Aprovizionare si Mecanizare. Stocurile se vad in timp real de catre conducere, intrarile si consumurile la fel. Softul genereaza necesar de aprovizionare in baza bugetelor previzionate si astfel toata lumea stie dinainte cam ce trebuie comandat si cand. Nu se mai pot face aprovizionari si consumuri nejustificate de materiale si combustibili. Totul este urmarit in timp real.

Pana acum, oameni de la contabilitate trebuiau sa faca Excel-uri cu informatii privind: soldurile partenerilor, consumurile, sumele de plata si sumele disponibile in casa sau in banca. Acum toate sunt intr-un sistem integrat, simplu si eficient. Sistemul anunta persoanele responsabile atunci cand urmeaza facturi scadente, cand limite de credit, de aprovizionare sau de plata sunt depasite. Astfel s-a ajuns ca la contabilitate, din 5 angajati sa mai ramana 2.