Salut!

In primul rand vreau sa te felicit pentru ca esti interesat sa-ti dezvolti afacerea intr-un mod controlat. Este un prim pas pentru imbunatatirea afacerii tale. Stim deja ce probleme ai in afacerea ta, deoarece aceste probleme le intalnim in orice afacere. Toate afacerile au acelasi sasiu. Dar stim si ce nevoi ai pentru a-ti duce afacerea la urmatorul nivel. Aplica ideile de mai jos si afacerea ta se va schimba total.

Doar asa iti poti obtine libertatea financiara si libertatea fizica de care ai nevoie, si pe care tot le cauti inca de cand ti-ai deschis afacerea.

 I.)                          Forta de munca si productivitatea.

Parca e nevoie de tot mai multi angajati, care sa faca lucruri tot mai simple !

Cum poti controla asta?

Am analizat noi pentru tine! Am identificat care sunt sarcinile care consuma cel mai mult timp/efort. In cele mai multe situatii, un soft ERP (Enterprise Resource Planning) te poate ajuta aici.  

Si avem urmatoarele situatii:

1.)  Daca ai o firma de productie

Cauta un soft ERP. Acesta te poate ajuta sa reduci numarul angajatilor prin introducerea receptiilor/avizelor direct la punctul de lucru/depozit. Ca sa faci o receptie de marfuri/materii prime, sistemul te ajuta prin simplitatea introducerii de date. Nu trebuie sa ai studii economice ca sa stii sa faci o simpla receptie(NIR)-o poate face si vanzatorul. La fel si in cazul unui bon de consum de materii prime sau de materiale consumabile. Nu mai vorbim de o vanzare prin casa de marcat, in care sistemul(legat la o casa de marcat) face totul foarte simplu si rapid, prin scanarea unui cod de bare.

Astfel poti sa reduci semnificativ numarul de angajati. Procesele sunt mult mai simple.

Conform ultimelor modificari fiscale, daca ai o casa de marcat fiscala, trebuie sa transmiti la ANAF vanzarile din rapoartele zilnice(Z-uri). In mod normal, trebuie sa faci o declaratie pentru fiecare casa de marcat. Cu ajutorul unui soft ERP, poti face asta in mod automat, fara prea mari eforturi, in maxim 5 minute pentru fiecare casa de marcat.

Daca nu vinzi printr-o casa de marcat, si ai o activitate de vanzare en-gros, trebuie sa stii ca un sistem ERP te poate ajuta sa facturezi si sa transmiti factura direct din sistem, prin email, catre clientii tai. De asemenea acum poti controla si scadentele privind incasarile facturilor. Sistemul te va avertiza cand un client si-a depasit termenul de plata, ba chiar iti poate calcula si factura in mod automat, penalitatile de intarziere.

Tot dintr-un sistem ERP pot controla si limita maxima de creditare pe care o poti acorda pentru fiecare client in parte.

Aceste sisteme ERP permit chiar si calculul amortizarii pe fiecare utilaj, in functie de productivitatea fiecaruia. Il poti instala pe o tableta, si seful de sectie contorizeaza cat a lucrat fiecare utilaj, pentru a produce o unitate de produs.

De asemenea poti calcula costul pe fiecare comanda in parte. Clientul trimite comanda, aceasta este procesata in sistem, apoi este trimisa catre productie, se emite bonul de consum de materii prime si materiale consumabile, se aloca cheltuielile indirecte, si direct din comanda, se emite factura catre client. In acest moment se poate determina si costul de productie.

Printr-un soft ERP poti face inventariere cu ajutorul unei tablete, unde gestionarul scaneaza codul de bare, introduce numarul de articole de pe stoc si finalizeaza inventarul(fara sa poata vedea stocul scriptic).

Sistemul ERP se pliaza perfect pentru orice tip de productie, inclusiv agricultura. Iti permite sa stii profitul pentru fiecare centru de cost. Doar asa poti controla costurile si profitabilitatea pentru fiecare produs/gama de produse.

Daca deti o afacere in domeniul restaurantelor sau a salilor de evenimente, cel mai probabil sti ca legea te obliga sa iti organizezi gestiunea cantitativ-valorica. Asta inseamna ca fiecare comanda trebuie sa aiba: -un retetar – un bon de consum – un bon de predare-productie – un bon de consum pentru descarcarea gestiunii. Adica 4 documente pentru fiecare produs.

In situatia in care ai un meniu cu 50 de retete, iti poti imagina ce dosar de documente trebuie sa ai in fiecare zi. Este aproape imposibil, sau este posibil cu 2-3 angajati care se faca toata documentia lunar, ca la carte, ca sa eviti amenzile ANAF.

Daca deti o afacere in domeniul hotelier, atunci situatia se complica cu micul-dejun sau cu mini-bar-ul.

Un soft ERP automatizeaza toate aceste procese. Te ajuta sa automatizezi productia si descarcarea de gestiune, pentru articolele produse pe baza unui retetar standard.

 2.)  Daca ai o firma de comert.

Ca si in cazul unei firme de productie, si tu ai nevoie de receptii, avize, bonuri de consum si vanzari prin casa de marcat( daca ai vanzare cu amanuntul). Acestea nu trebuie facuta la firma de contabilitate. Le poti face la sediu/punctul de lucru, prin intermediul angajatilor, care nu trebuie sa aiba neaparat studii economice.

Poti controla stocul, adaosul, profitul, termenul de expirare sau stocul critic, pentru fiecare gama de produse. Nu o sa mai ai produse care expira, sau care nu mai sunt pe stoc, tocmai atunci cand clientul le cauta.

Printr-un soft ERP poti face inventarierea cu ajutorul unei tablete, unde gestionarul scaneaza codul de bare, introduce numarul de articole de pe stoc si finalizeaza inventarul(fara sa poata vedea stocul scriptic).

De asemenea, iti poti fideliza clientii prin intermediul cardurilor de fidelitate. Poti acorda reduceri pentru anumite volume de vanzari, grupe de produse sau reduceri happy-hours(reduceri pentru cumparaturi la anumite ore din zi, cand nu sunt vanzari)

Cu ajutorul unui soft ERP poti prelua comenzi sau poti emite avize,facturi si chitante de pe teren, printr-o aplicatie WMS (Warehouse Management Systems).Aplicatia permite vizualizarea stocului si a preturilor de vanzare, precum si posibilitatea de realizare a inventarului în timp real. Aplicatia este online si rulează pe orice dipozitiv mobil care are conexiune la internet (wireless).

De asemenea te poate ajuta o aplicatie SFA (Sales Force Automation).Aceasta permite preluarea comenzilor, operarea incasarilor cu chitante sau efecte comerciale (OP, Bilet la ordin), vizualizarea stocului si a preturilor de vanzare în timp real.

Daca iti desfasori activitatea in mediul online, poti interconecta site-ul cu sistemul ERP. Pe site apar produsele din stoc, modificarile de pret si multe altele. Exista integrari inclusiv cu site-uri ca Emag.

Vanzarile cu amanuntul se fac foarte usor prin casa de marcat legata la un PC cu sistem ERP, prin scanarea unui cod de bare, sau direct din stoc. Tot asa poti urmarii si tendinta de cumparare a clientilor pentru fiecare grupa de produs.

Conform ultimelor modificari fiscale, daca ai o casa de marcat fiscala, trebuie sa transmiti la ANAF vanzarile din rapoartele zilnice(Z-uri). In mod normal, trebuie sa faci o declaratie pentru fiecare casa de marcat. Cu ajutorul unui soft ERP, poti face asta in mod automat, fara prea mari eforturi, in maxim 5 minute pentru fiecare casa de marcat.

 3.)  Daca ai o firma de prestari servicii

In aceasta situatie, daca ai contracte recurente, un sistem ERP iti poate emite toate facturile(conform contractelor) in mod automat. Tot automat sistemul seteaza scadentele pe fiecare factura si apoi le trimite clientilor prin email.

Daca ai o firma care presteaza servicii pe teren, atunci un soft CRM  (Customer Relationship Managament) te poate ajuta sa analizezi timpul petrecut de angajatii tai la fiecare client in parte. Doar asa poti sa determini in mod corect cat trebuie sa-i facturezi fiecarui client. Unde mai pui ca poti emite chitante pentru sumele incasate pe teren, printr-o imprimanta bluetooth portabila, asa cum fac si firmele de curierat.

Si in acest caz iti poate fi de folos o aplicatie SFA (Sales Force Automation).Aceasta permite preluarea comenzilor, operarea incasarilor cu chitante sau efecte comerciale (OP, Bilet la ordin), vizualizarea stocului si a preturilor de vanzare în timp real.

Un ERP iti poate permite sa ai un cont online pentru clientii tai, unde acestia intra si isi descarca facturile sau isi pot analiza soldul. Un astfel de cont client au toate marile companii de telefonie.

De asemenea, daca ai o activitate combinata cu cele 2 de mai sus, te rog sa le recitesti, ca sa iti dai seama cum te pot ajuta aceste sisteme ERP si CRM.

Pentru a diminua numarul angajatilor tai, trebuie sa cresti productivitatea muncii. Acceseaza sisteme ERP si CRM care te ajuta sa-ti eficientizezi afacerea!

Gandeste-te cat timp ar consuma angajatii tai sa faca toate astea! Iti poti reduce numarul de angajati doar daca iti automatizezi afacerea.

 II.)                     Salariatii

          Nu te-ai saturat sa suni la contabil/firma de contabilitate pentru un stat sau pentru o adeverinta a unui salariat? Nu te-ai saturat ca pontajul sa fie facut intr-un excel sau pe o foaie de pontaj invechita, la care tu nu ai acces? Daca pontajul nu este conform realitatii?

          Solutia este un sistem ERP. Aici pontajul poate fi facut printr-un sistem magnetic de acces, iar adeverintele pot fi emise direct din sistem, atunci cand un salariat trimite un email la o adresa predefinita. Fluturasii de salariu pot fi trimisi pe email sau printr-o aplicatie smartphone.

Un sef de echipa poate face pontajul intr-o aplicatie web, care trimite datele direct catre softul de contabilitate. Conturile de salariati pot adauga cereri de concediu de odihna direct in sistem. Conturile de administratori, care au echipe in subordine, pot aproba sau respinge cererile de concediu si/sau pot transmite si comunica prin mesaje cu salariatii. Inclusiv dosarul personal, fisele de post, criteriile de performanta, cv-urile sau organigrama posturilor pot fi gestionate direct din sistem.

Munca si productivitatea salariatilor tai poate fi controlata printr-un sistem CRM Project. Doar asa poti controla cat munceste si cat de eficient este fiecare. Acest sistem iti permite sa le setezi sarcini(task-uri) angajatilor tai. Acestia au termene de realizare impuse. Daca un obiectiv nu este dus la indeplinire, sistemul te anunta si poti delega sarcina catre alti angajati mai productivi.

Un astfel de CRM te poate ajuta sa impui si sa calculezi KPI-uri(Key Performance Indicators sau Indicatorii de Performanta). Kpi-urile nu trebuie sa lipseasca din tolba ta de manager. Daca sti ce trebuie sa faci, sti si ce trebuie sa masori. Daca masori, poti controla. Iti dau cateva exemple de KPI-uri din firma noastra:

–Corectitudinea inregistrarilor contabile (CIC) …% (Masoara procentul erorilor eliminate din operatiunile de contabilitate indeplinite pentru clienti (facturi,extrase,stat de plata, inventar etc.), de la o perioada la alta

–Respectarea termenului estimat (RTE) –  …. (Masoara timpul efectiv necesar pentru a finaliza o sarcina in raport cu timpul estimat initial de finalizare)

–Durata medie a unei sarcini(DMS)  …% (Masoara durata medie de realizare a unei sarcini sau a unui pachet de munca in cadrul unui proiect de servicii.)

–Zile de intarziere pentru documente (ZID) – >…% (Masoara promptitudinea abilitatii clientului de a prezenta documentele)

–Control la Final de Luna(CFL)-  >…% (Masoara nivelul de completare a procedurii tabelare de verificare a activitatilor periodice)

–Tarif Pe Ora (TPO) – >…… lei/ora (Masoara capacitatea operatorului de a optimiza timpul de lucru comparativ cu veniturile incasate)

–Venituri potentiale nefacturate(VPN)-  >….. lei( Masoara valoarea veniturilor potentiale nefacturate)

–Identificare si scriere proceduri(ISP)- >…../luna (Masoara numarul de proceduri nou create, in fiecare luna)

–Intalnireaza zilnica(INZ)- …% (Masoara prezenta la sedinta zilnica)

–Obiective planificate realizate(OPR)- >…% (Masoara procentul de realizare a obiectivelor propuse)

Aceste informatii sunt foarte importante pentru tine si afacerea ta, deoarece doar asa poti determina cu cat ar trebui sa iti platesti salariatii. Si aici ma gandesc mai mult la cei foarte buni, care se implica foarte mult in firma ta, dar nu sunt rasplatiti pe masura. Devin frustrati si apoi pleaca. Crede-ma, nu vrei sa pierzi astfel de angajati tocmai in aceasta perioada. Richard Branson spunea: “Pune-ti angajatii pe primul loc. Daca ai grija de angajati, acestia vor avea grija de clienti”

Kpi-urile impreuna cu un sistem bun de proceduri, iti vor asigura libertatea fizica si financiara pe care le cauti inca de cand ti-ai deschis afacerea. In completarea acestui capitol, te rog sa citesti cu atentie si capitolul V. Independenta, Timp liber si siguranta.

  III.)                 Clientii si furnizorii

Indiferent ca esti proprietarul unei firme de productie, comert sau servicii, incasarile si platite sigur iti dau batai de cap. In mod cert, trebuie sa fii stapanul scadentelor. Orice cifra din afacerea ta, trebuie controlata. Daca nu o sti, nu o poti controla.

Un manager bun trebuie sa stie in orice moment cat are de incasat si cat are de platit. Daca incasezi suficient de repede de la clientii tai, atunci nu trebuie sa mai apelezi la linia ta de credit.

In mod cert ai nevoie de bugete. Trebuie sa lucrezi cu bugete si previziuni ca sa ai liniste si sa nu stai mereu ingrijorat ca poate iti ajunge un bilet/cec la scadenta si tu poate nu ai bani suficienti in cont.

Daca un client intarzie sa plateasca, il poti bloca inainte sa comande si mai mult, prin intermediul unei limite de credit. Daca nu vrei sa il blochezi, ii poti calcula in mod automat penalizati. Nu o sa mai piarda timp un angajat, sa faca aceste calcule, excel-uri etc.

Confirmarile de sold se pot face automat, la anumite intervale de timp cerute de tine.

Clientilor le poti pune la dispozitie un cont de client online, de unde acestia isi pot extrage facturi, avize, etc. Nu mai trebuie sa sune la contabilitate, sa compare soldurile, sa solicite diverse documente care lipsesc. Economisesti timp pretios, care costa tot mai mult.

ATENTIE la solicitarile clientilor !

Oricare ar fi domeniul in care activezi, clientii tai sunt cei mai importanti. Nu iti poti permite sa nu-i satisfaci. Afacerea ta se va ruina daca ai clienti nemultumiti si asta o sti deja. Dar cum faci in cazul in care clientii sunt nemultumiti, iar tu nu afli nimic despre asta?

Un sistem CRM te poate ajuta in acest moment. Printr-un astfel de sistem, angajatii tai pot nota in sistem cerintele lor. Sistemul inregistreaza automat conversatia telefonica sau email-ul trimis, fara ca angajatii sa stearga astfel de solicitari.

La final de luna poti sa analizezi aceste cifre, si sa vezi unde poti imbunatatii relatia cu clientii tai. Printr-un sistem CRM poti controla cat munceste fiecare salariat pentru a indeplini o sarcina, sau cat de productiv este fiecare angajat. Doar asa poti analiza ce salariat isi face treaba, si care merita premiat.

Iti dau un exemplu:

Noi stim in fiecare moment, ce salariat este la serviciu, la ce sarcini lucreaza si cat lucreaza (sistemul contorizeaza in mod automat). De asemenea fiecare angajat are un numar de sarcini alocat. Acestia trebuie sa le rezolve in ordinea prioritatilor setate in sistem. Orice discutie cu clientul este inregistrata in sistem.

Atunci cand apare o solicitare in sistem(prin email sau telefon), acestia trebuie sa-i aloce un termen limita(deadline) si sa-si inregistreze activitatea pentru fiecare sarcina.

Noi primim notificari in timp real pe smartphone, la ce lucreaza fiecare salariat si ce probleme au clientii nostri.

 IV.)      Stocuri/servicii, preturi de vanzare si profitabilitate

Cum ar fi sa stii in orice moment, care este stocul, ce intrari sunt in fiecare gestiune, cat te costa sa prestezi un serviciu, sau cat castigi pentru fiecare produs/serviciu in parte?

Indiferent de domeniul de activitate in care activezi, vanzarea si profitabilitatea sunt puncte cheie. Nici o afacere nu poate prospera fara vanzari/profit.

Totul este posibil tot printr-un sistem ERP. Doar asa poti analiza fiecare centru de cost/profit. Cunosti stocul in timp real, vanzarile si profitabilitatea pentru fiecare grupa de produse.

Cu ajutorul unui soft ERP poti prelua comenzi sau poti emite avize,facturi si chitante de pe teren, printr-o aplicatie WMS (Warehouse Management Systems).Aplicatia permite vizualizarea stocului si a preturilor de vanzare, precum si posibilitatea de realizare a inventarului în timp real. Aplicatia este online si rulează pe orice dipozitiv mobil care are conexiune la internet (wireless).

Tot pe teren te poate ajuta o aplicatie SFA (Sales Force Automation).Aceasta permite preluarea comenzilor, operarea incasarilor cu chitante sau efecte comerciale (OP, Bilet la ordin), vizualizarea stocului si a preturilor de vanzare în timp real.

Un sistem ERP iti poate pune la dispozitie analize detaliate despre produsele sau serviciile tale. Poti genera analize despre indicatorii tai financiari cum ar fi:analiza echilibrului financiar, analiza lichiditatii societatii, analiza ratelor de gestiune, analiza riscului de faliment etc.

V.)     Contabilitatea.

Ca sa poti castiga independenta, trebuie sa faci afacerea sa functioneze fara tine.

Suna bine, dar cum faci asta?

Simplu. Printr-un sistem de proceduri, in care fiecare angajat stie ce are de facut, fara sa mai puna 1.000 de intrebari in fiecare luna.

De exemplu, in afacerea noastra exista peste 200 de proceduri in care angajatii stiu exact ce au de facut, fara sa ne mai solicite ajutorul.

Creaza-le proceduri despre cum sa faca vanzarea pas cu pas, sau cum sa faca inventarul. Cum sa factureze sau cum sa faca receptiile. Aceste proceduri trebuie sa fie foarte detaliate. Trebuie sa contina descrieri, poze si indicatii, in asa fel incat sa poate fi intelese de oricine.

Cand angajatii tai se lovesc de anumite probleme, le rezolva si apoi ei trebuie sa scrie o procedura cu problema si indicatii pentru rezolvarea ei. O problema rezolvata astazi, este o problema in minus maine. In 6-12 o sa ai in firma ta proceduri si pentru femeia de serviciu 🙂

Toate aceste proceduri sunt in avantajul tau, deoarece atunci cand un angajat pleaca, un altul poate sa-i ia locul mult mai repede, aproape imediat, avand indicatii clare despre tot ce are de facut, fara sa mai intrebe pe nimeni. Exact asa fac si multinationalele cand angajeaza pe cineva nou. Ii dau procedurile, il scolarizeaza si in mai putin de 3 luni devine productiv. Stiai ca un studiu din SUA a aratat ca in medie, un salariat devine productiv dupa 6-9 luni de la angajare?

Doar asa firma poate functiona fara tine, si tu poti pleca in vacanta linistit, fara sa mai trebuiasca sa raspunzi la telefoane sau email-uri.

Sistemul nu este unul nou. Multinationalele il folosesc cu succes de zeci de ani. Iti dau un exemplu, ca sa intelegi cat de detaliata poate fi o astfel de procedura. La Lidl, exista o procedura despre cum reactionezi daca gasesti pe jos in magazin, niste bani. In procedura exista o poza cu o bancnota de 10 lei cu indicatia: ”Asa arata banii pe jos” 🙂 Procedura continua cu explicatii despre cum sa o ridici si ce faci cu ea.

Nu te-ai intrebat de ce la McDonald`s servirea si produsele sunt mereu la fel, indiferent de locatia restaurantului? Se intampla asta deoarece au un sistem de proceduri foarte bine pus la punct, incat fiecare urmareste exact aceeasi pasi, in acelasi fel, de fiecare data.

Printr-un sistem de proceduri, totul functioneaza perfect, fara interventia noastra. Noi avem mai mult timp pentru a lucra LA dezvoltarea afacerii noastre, si nu pentru a lucra IN afacerea noastra.

VII.)     Concluzii

Nu incerca sa negi beneficiile sistemelor informatice. Ele fac parte din viata noastra si ne aduc multiple beneficii. Prin intermediul aplicatiilor de smartphone sau PC, indiferent de dispersarea teritoriala, iti poti transmite documente catre directori, economisti sau catre firma de contabilitate. Astazi distantele de pe teren nu mai conteaza cand folosesti astfel de sisteme tehnologice. Evolutia tehnologica trebuie sa fie de partea noastra!