Business-ul nu trebuie sa reprezinte un scop in viata. Business-ul trebuie sa reprezinte mijlocul prin care iti duci la indeplinire viziunea ta ca si antreprenor. Acesta trebuie sa fie Obiectivul tau! Trebuie sa iti doresti sa fii foarte bun in ceea ce faci, ca sa poti schimba ceva in urma ta. Dupa ce ti-ai setat Obiectivul, trebuie sa treci la treaba.

Asa cum spuneam si in articolul anterior, daca tu muncesti in firma, in loc sa muncesti la firma, atunci cel mai probabil nu esti antreprenor, ci doar salariat in propria firma. Si crede-ma, lucrezi la cea mai urata firma. Spun asta, pentru ca probabil, ca si angajat, nu ai accepta sa lucrezi la o firma care nu iti da macar 20 de zile lucratoare concediu, probabil nu ai accepta sa lucrezi 10-12 ore pe zi, inclusiv week-end-uri sau sarbatori legale, si in nici un caz nu ai accepta sa lucrezi la o firma care iti fura din timpul petrecut cu familia si prietenii…

Daca vrei sa poti sa pleci 2 sapatamani in vacanta si afacerea tot sa iti aduca bani, atunci trebuie sa treci la urmatorul nivel. Secretul nu este sa nu faci nimic, pentru ca in mod clar esti o persoana foarte activa. Secretul este sa faci ce-ti place(nimic pe langa) si sa faci ceva ce te implineste, ce te face fericit. Aici este secretul in afaceri.

Ca sa te poti ocupa de afacerea ta si in acelasi timp sa castigi timp pentru tine, trebuie sa inveti sa accepti ca nu esti chiar atat de priceput la toate pe cat te crezi. Si nici nu trebuie sa te pricepi la toate. Aici apare delegarea.

Delegarea presupune sa-i arati unui angajat cum sa faca lucrurile cel putin la fel de bine ca si tine. Aceasta este o procedura. Procedura trebuie sa fie atat de simpla si usoara, incat s-o poata executa oricine de pe strada, cu minim de pregatire. Dupa ce i-ai aratat cum se face, trebuie sa verifici tot procesul. Delegarea este finalizata doar atunci cand ai verificat procesul.

Procedurile trebuie sa fie in scris, sub forma unui manual. Acestea trebuie sa contina informatii exacte despre cum se face un lucru, inclusiv poze cu indicatii specifice, care sa nu lase loc de eroare. Cand ai mai multe proceduri care vizeaza un flux de operatiuni, atunci ai creat un Sistem. Sistemul te ajuta sa-ti atingi Obiectivul.

Asa s-a ajuns ca in domeniul “farma”, firmele sa nu mai angajeze medici care promoveaza produsele (pentru ca nu stiu sa faca vanzari) si sa angajeze oameni de vanzari pe care i-au pregatit cu informatii si proceduri medicale. Asta este partea frumoasa la proceduri si sisteme, ca astfel reusesti sa nu mai depinzi de anumiti oameni pentru activitati obisnuite.

In cazul firmei noastre, avem sisteme care ne ajuta sa fim ordonati(clientii sunt programati iar actele sunt verificate si aranjate de toata lumea, la fel), sa importam datele din sistemele informatice ale clientilor sau de la banci, sa inregistram corect in contabilitate, sa raportam corect taxele si sa notificam clientii cu privire la contabilitatea lor. Totul se face la fel de toata lumea, si asa putem oferi control si predictibilitate. Intr-un cuvant, am automatizat procesele pe care altii le fac manual si cu costuri foarte mari.

La noi nimic nu este lasat la voia intamplarii. Am creat proceduri si sisteme care sa ne elibereze de timp si griji. Avem proceduri inclusiv despre cum se face curatenie, cum se primeste un client in cabinet, cum se comanda consumabile si multe altele.

Dupa ce am pus la punct sistemele care generau probleme si consumau timp, am trecut la dezvoltarea afacerii, care sa ne ajuta sa ne atingem Obiectivul Principal: prima franciza de firma de contabilitate specializata in tehnologizarea afacerilor. Ideea nu e noua, dar va deveni accesibila, deoarece asta se intampla in prezent doar la companiile Big Four, la costuri inaccesibile companiilor mici.

Mai mult, am creat sisteme si proceduri prestabilitate, pe care le implementam direct la clientii nostri, reusind astfel sa eficientizam afacerile imediat, si sa le scadem costurile cu forta de munca inca din prima luna. Avem clienti care aveau numai la contabilitate 5 angajati, iar astazi mai au doar 1 angajat, iar volumul le-a crescut. Am creat sisteme care avertizeaza departamentul de aprovizionare privind stocul critic si creaza comenzi de aprovizionare. Avem sisteme de comenzi online prin care la finalizare e generat AWB-ul si se solicita automat curierul. Toate astea reduc costurile si eficientizeaza afacerile. 

Asta face o firma de contabilitate, nu doar inregistreaza acte si transmite declaratii…